Gezieltes Wissensmanagement im KMU

Ist das Wissen im Geschäft oder privat nur Dekor oder bietet es tatsächlich einen aktiven Nutzen? Wie man im KMU die Ressource Wissen sinnvoll angehen kann.

Was ist dieses Wissen überhaupt?

Der Umgang mit der Ressource Wissen ist eher etwas Nichtanfassbares und oft stellen Menschen den Begriff gleich mit Lernen. Das ist zwar nicht ganz abwegig, ist doch Wissen vereinfacht ist beim Menschen ein Ergebnis von Lernen, sei es im eigenen Kopf oder auch durch alle Köpfe in einem Unternehmen.

Sind Informationen, Wissen oder Kompetenzen das Gleiche? Nein, zur Unterscheidung zeigt das Reifegrad-Wissenstreppen-Modell von Klaus North eine gute Hilfestellung auf, denn es zeigt den Weg des Wissens, ausgehend von einem Zeichen hin bis zu Wissen und Kompetenzen sowie darüber hinaus.

Die Wissenstreppe als Hilfestellung

Aus Zeichen werden Daten, führen zu Informationen und erst durch eine gegebene Bedeutung der Information wird es zu Wissen, das in ein Können mündet bis hin zu einem Handeln und schlussendlich zu einer vollumfänglichen Kompetenz.

Das nachfolgende Beispiel veranschaulicht die Wissenstreppe ausgehende von Daten den Weg bis zu Wissen auf.

Zeichen - N C E P I
Um was geht es?

Daten - NEI oder EIN oder CP oder PC oder PCEIN (usw.)?
Es liegen lediglich Daten vor, die noch eine Aussage haben.

Information - EIN PC
nur ist klar dass es ein Etwas wie einen PC ist. Ein PC, einen PerlenCharmeur, ein PreisCharge, einen Police Constable aus UK Krimis oder einen technischen Personal Computer, oder so ähnlich? Was ist der Kontext? 

Wissen - EIN PC 
Ist der Kontext Technik, dann gilt: Es ein Personal Computer. Das ist ein Computer, was für ein PC, für was, welche Ausstattung, welche Farbe, wie schnell?

Das zeigt auf, dass Informationen und Daten somit nicht gleich Wissen sind. Daten- und Informationsmanagement sind somit im Vergleich zum Wissensmanagement eigene Diszipline mit eigenen Inhalten und Aufgaben.

Das Modell der Wissenstreppe lässt für den persönlich, individuellen Einsatz und gleichwohl aus Unternehmenssicht rund um Daten, Informationen und Wissen nutzen. Es steht stellvertretend für viele viele unterschiedliche Wissens-Modelle und Beispiele, die das anders oder aus anderer Perspektive sehen.

Wissen nutzen jeden Tag im Alltag

Um die Ressource Wissen in der Praxis näher zu verstehen, rücken wir gedanklich in ein Unternehmen oder eine Institution, wo Menschen tagtäglich arbeiten.

Dabei generieren, verarbeiten und nutzen diese Menschen in ihrem Tun eine Vielzahl an Daten, Informationen und Wissen. Vielleicht erreichen sie ihre Ziele mit der Hilfe und Unterstützung von Technik aller Art. Und dabei bewegen sich mit Vorgaben, Prozessen und Rahmen (Struktur und Regulatorien) innerhalb des gesetzten Rahmens der Firma oder Institution, quasi in dessen dynamischen Kontext.

Mensch, Technik und Kontext

Nehmen wir diese drei Faktoren Mensch, Technik und den eingebetteten Rahmen zusammen, so wird sowohl das Wissen der/des Einzelnen und auch, etwas abstrakt, das Wissen des Unternehmens zur Erreichung der Arbeite oder des Tuns genutzt. Dazu gehören Dokumentationen, Prozessbeschriebe, Abläufe, Checklisten und formen so das gesicherte Wissen im Geschäft. Gleichwohl aber auch Privat, wie Versicherungspolicen, Verträge, Abmachungen, Telefonnummernbüchlein oder eine gefüllter Notizblock. Dieses explizit vorhandene Wissen ist als Daten und Information dokumentiert, speicherbar und somit systematisch nutzbar. Es ist Personenunabhängig, weitgehend.

Darum geht es:  Implizites oder explizites Wissen

Implizites Wissen ist hingegen persönlich verortetes Wissen im Kopf (Vernetztes als Gehirn) der jeweiligen Person. Daher ist es nicht einfach so dokumentierbar, noch speicherbar, und oft intuitiv in der Anwendung, das es sich um auch um eigene Werte, Handlungen und gemachte Erfahrungen. Als Beispiel Heim-Handwerker mit 30 Jahren Erfahrung, das liegt nicht nur in den Händen, sondern auch an der persönlichen Einsicht und Erfahrungen, wie man eine Türe ersetzt oder den Rasen mit dem speziellen Steinboden in britischem Stil pflegt. Ein anderer Heim-Handwerker macht beides anders, auf andere Art und Weise, mit gleichem oder hoffentlich ähnlichen Ergebnis.

Im Geschäft, die eine Angestellte, die schon immer im Betrieb war und noch so vieles aus den alten Zeiten weiss. Das sind ihre gemachten, subjektive Erfahrungen, mit Werten, Gefühlen und Handlungen. Sie weiss bestimmt mehr, als sie zu sagen hat. Das ist beispielhaft implizites Wissen, das für ein KMU Gold wert sein könnte, wenn es doch nur via USB-Stecker an-zapfbar wäre;-) Dem ist aber nicht so. Daher wird oft das implizite Wissen als der nicht sichtbare Teil eines Wissens-Eisbergs dargestellt. Um das implizite Wissen sichtbar, nutzbar und damit zu explizitem Wissen zu wandeln, braucht es Methoden und Konzepte, um dieses festzuhalten und damit verfügbar zu machen.

Das von explizite und implizite Wissen kann gleichwohl in einen Familienalltag oder übersetzt werden, man denke dabei an die wundervollen Koch- und Back-Rezepte von Grossmutter, die nur mündlich weitergegeben werden (und nicht aufgeschrieben werden), also implizit zu explizit wieder zu implizit. Als ich meinen Grossvater fragte, ob wir auch Kochrezepte in der Familie hätten, schenkte er mir kurz darauf das Kochbuch von Escoffier… voll explizit, nun sollte ich nur noch so professionell kochen können. Fazit ist:

Wertvolle Ressource für Individuen und Firmen

Das Wissen ist eine wertvolle Ressource für Unternehmen, aber auch für uns selbst.

Wertvoll daher, weil damit bestehendes Wissenbestände genutzt, mit Anderem vernetzt und dadurch womöglich Neues oder Kombinationen geschaffen werden können.
Damit dieses wertvolle Wissen nicht einfach implizit brachliegt oder unerkannt im Verborgenen bleibt, müssen wir damit was tun. 

Hier kommt das Wissensmanagement ins Spiel.

Wissensmanagement ist nichts anderes als gezieltes und bewusstes Engagement  rund ums Implizieren und Explizieren von Wissen mit der Unterstützung von Wissensaktivitäten. Im Geschäft oder auch Privat.

Wichtig erscheint mir, dass es bei all diesen Aktivitäten Menschen sind, die mit Hilfe von Technik/Methoden eingebettet in einen dynamischen Kontext (Organisation/Individuell) aktiv sind und somit vereinfacht explizieren und Implizieren.

Unterschiedliche Anwendungen und Aktivitäten lassen somit diese Ressource Wissen in Bewegung und in Schwingung bringen. Diese Aktivitäten und Anwendungen könnten in Firmen auch als Prozessen oder mit Hilfe von IT genutzt werden werden.

Übersicht mit Beispielen für Wissensaktivitäten

Hier die Beispiel für Wissensaktivitäten als praktische Grafik zusammengestellt, ohne Gewähr auf Vollständigkeit.

Es erscheint klar, dass nicht eine einzelne Aktivität alleine genügt, um aus vielen Informationen und Daten tatsächlich Wissen zu generieren.

Es braucht mehrere Aktivitäten, um unterschiedliche Bedürfnisse abzudecken, die sich jeweils aus dem gewünschten Nutzen ableitet: Was ist das Ziel? Was wird gewünscht, was soll erreicht werden?

Ziele und Zielsetzung – Beim individuellen und organisationalen Wissensmanagement sind Ziele erforderlich, um den Wissensmanagement-Aktivitäten eine Richtung zu geben, dann sind die nachgelagerten Schritte klar. Die Ziele stellen notwendige Kriterien bereit, anhand derer die Prozesse und Ergebnisse des Wissensmanagements bewertet werden müssen.
Mehr zu individuellem, persönlichen Wissensmanagement in meinem Beitrag Notizen sind kein persönliches Wissensmanagement.

KMUs verlieren zu oft aufgebautes Wissen

Dieser Artikel entstand nicht ohne Grund, denn ich bin überzeugt, dass in vielen KMUs selbst Ansätze oder Bestrebungen hinsichtlich solcher Aktivitäten fehlen.

Warum denn auch nur? Wenn das Wissen weg oder nicht mehr nutzbar ist, dann ist es wirklich zu spät. 

Zu oft habe ich Firmen erlebt, die nach dem Weggang einer/s Mitarbeitenden weder E-Mails abrufen noch einen Zugriff auf Teile der IT oder gewisse Daten hatten. Es wurde im Zuge der Arbeit schlichtweg vergessen.

Beispiel IT: Immer wieder treffe ich auf KMUs und die haben keinen Plan, wie ihre IT zusammenhängt, keine nachvollziehbare, wenn auch praktische Dokumentenstruktur haben oder null Wissen welches Gerät im Büro was macht. Das macht doch keinen Sinn. Zugegeben, das sind keine IT-Menschen, doch eine Idee was da abgeht, sollte doch mindstens sein.

Wenn es auch nur handgeschriebene Zettel oder dreissig beschriftete, selbstklebende Quadratzettelchen sind (so erlebt in einem 6 Personen KMU).

Das gehört doch schon zum KMU Pflichtprogramm, oder nicht? Leider nein. Ich verstehe, dass mit viel Arbeit wohl zu oft keine Zeit mehr für stundenlanges Diagrammdesign bleibt, das dann regelmässig aktualisiert werden will. Doch die Vorteile einer gelegentlichen halben Stunde Dokumentation wiegt dann den Zeitgewinn auf, nämlich dann, wenn es wichtig wird!

Daher mein Aufruf an KMUs, sichert das Wissen Eurer Mitarbeitenden, der Prozesse und Abläufe, der IT und die Buchhaltung;-). Egal wie, OneNote, Wiki, Tabellenkalkulation, Worddoc, egal wie, am besten in einer einigermassen nachvollziehbaren Struktur, aber sichert das Wissen, bitte - für Euch und Eure MItarbeitenden. Und sicher Wissen Eurer Mitarbeitenenden...

Die Wahl eines Wissensmodell mit sinnvollen Wissensaktivitäten kann da eine gute Hilfestellung sein und amcht je nach Grösse auch wirklich Sinn. Doch viel wichtiger sind etwas Aktivität statt Stillstand in dem Bereich.

Was kann helfen?

Wissens-Modelle sind nicht starr, sondern bieten gewünschte Flexibilität, auch wenn sie lediglich theroretische Ideen sind, wie Wissen und ihre Aktivitäten ausschauen. Doch da greift die unternehmerische Kreativität, die Wissensaktivitäten sind ähnlich, aber nie für jede KMU und für jede Person gleich.

Wer für sein zumindest die Ressource Wissen im KMUs noch mehr nutzbar machen will, da sind nebst der erwähnten Wissentreppe eine Vielzahl an total unterschiedlichen Wissens-Modelle verfügbar, die als Gedanken, als Basis oder als Grundlage für erste Schritte im Wissensmanagement gelten können. So als Anpfiff.

Einfache Ansätze können als Inspiration dienen

Ich empfehle für KMUs ausschliesslich pragmatische und sinnvolle Ansätze, hier eine mögliche Auswahl bekannter Wissensmanagement Modelle:

• Das Japanische SECI Modell von Nonaka, Konnoi/Takeuchi.
• Das Genfer Wissensmanagementmodell von Probst/Raub/Romhardt mit 8 Wissensbausteinen/-aktivitäten
  
• Das Münchner Wissensmodell von Reinmann-Rothmeier mit 4 Bausteinen mit Einbezug des Menschen.
• Der Wissenstransfer von Ackermann, habe ich mit Buch im Wissensmanagement Unterricht verwendet. Praxisbezogen und realistisch.
• Wissensgarten von Vollmar
• und viele gute Modelle mehr
  

Beispielsweise bringt der Wissenstransfer eine praxisnahe Anwendung, die gezielt Wissens-Aktivitäten nutzt, um beispielsweise bei Job-Neubesetzung das bestehendes Wissen zu erhalten und dieses weiterzugeben und somit das Onboarding in Bezug auf Wissen performant zu erleichtern. Während die Bausteine des Genfer Modells sich hervorragend als erprobten Prozessrahmen eignet, sieht das Münchner Modell den Menschen im Tun und lässt Wissensaktivitäten aus dieser Perspektive nutzen. Auch das kann ein Approach sein. Das SECI Modell widmet sich hingegen dem Fluss von implizitem und explizitem Wissen. Es gibt nicht DAS Modell oder DIE Lösung, die man einfach so nehmen kann und gut ist.
Ich gehe bewusst nicht tief auf die Modelle ein, denn mit Befassen und Suchen von Quellen beginnt die Wissensaktivität bereits.

Daher lohnt es sich für alle KMUs sich mit dem Management der vorhandenen Wissensressourcen auseinander zu setzen. Denn was weg ist, ist und bleibt weg.

Genau hier kommen wir zurück auf die Verbindung von Wissen und Lernen. Lernen umfasst ebenfalls einige der genannten Wissensaktivitäten des einzelnen Mensch (entdecken, entwickeln, bewahren, implizit→explizit machen, etc.) in Bezug auf ein oder mehrere Themen. Der Mensch benötigt dazu noch kognitive Fähigkeiten (Mensch muss geistig in der Lage dazu sein). Lernen und Wissen finden durch Menschen statt, unabhängig ob zu Hause, im Tram oder in der Firma.